Pełnomocnictwo elektroniczne w zamówieniach publicznych jest instytucją wprowadzoną do polskiego porządku prawnego stosunkowo niedawno. Mimo to trudno zaprzeczyć, że znaczenie formy elektronicznej stale rośnie, zwłaszcza że art. 63 nowego p.z.p. statuuje obowiązek stosowania właśnie takiej formy, sankcjonując jej niedochowanie rygorem nieważności. W związku z tym, przedstawiamy najważniejsze informacje o aktualnym stanie prawnym.
Podstawowe informacje o pełnomocnictwie elektronicznym w zamówieniach publicznych
Na wstępie należy zauważyć, że pełnomocnictwa elektronicznego w zamówieniach publicznych dotyczy kilka istotnych przepisów nowej ustawy. Oprócz art. 63 trzeba wskazać na art. 8 ust. 1 p.z.p., zgodnie z którym do czynności zamawiającego i wykonawców stosuje się normy Kodeksu cywilnego, o ile samo Prawo zamówień publicznych nie zawiera własnych regulacji danej materii.
Obowiązkowa forma w nowym p.z.p.
W p.z.p. funkcjonuje zasada stosowania formy elektronicznej pod rygorem nieważności co do oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku stosowanego w zamówieniach sektorowych, o którym mowa w art 371 ust 3 p.z.p. oraz JEDZ. . W dokumentach innych niż wymienione wyżej, nie ma obowiązku stosowania formy elektronicznej. Pozostała dokumentacja postępowania (np.: protokoły, wezwania, wyjaśnienia) nie wymagają zachowania szczególnej formy.
Jeśli mamy do czynienia z zamówieniem o wartości poniżej progów unijnych, dopuszczalne jest też złożenie oferty w postaci elektronicznej z podpisem zaufanym bądź podpisem osobistym.
Definicja formy elektronicznej jest zawarta w art. 78(1) § 1 k.c. Przepis ten wskazuje, że forma elektroniczna jest zachowana, gdy oświadczenie woli złożono w postaci elektronicznej i opatrzono kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać elektroniczna nie doczekała się definicji legalnej. Komentatorzy wskazują, że chodzi tu o formę dokumentową z art. 77(2) k.c. Forma ta jest zachowana, gdy oświadczenie woli przybiera postać dokumentu, a przy tym możliwe jest ustalenie, kto je złożył. Dokument to tyle, co nośnik informacji, który pozwala na zapoznanie się z treścią tejże (art. 77(3) k.c.). Wobec tego pełnomocnictwo ma postać elektroniczną, jeśli jego treść zostanie utrwalona na dowolnym nośniku elektronicznym (format pliku i typ nośnika nie mają znaczenia). Podpis kwalifikowany (i tylko on) jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Lex specialis derogat legi generali
Zgodnie ze wspomnianym wyżej art. 8 p.z.p. przepisy Kodeksu cywilnego, również te dotyczące pełnomocnictwa, mają charakter uzupełniający względem norm p.z.p. Interesujące nas w tym miejscu regulacje to art. 98 i następne k.c. Zgodnie z nimi dla skutecznego de iure umocowania danego podmiotu (nie musi to być osoba fizyczna) do działania w imieniu mocodawcy niezbędne jest złożenie przez tegoż oświadczenia woli oraz opatrzenie dokumentu swym podpisem (własnoręcznym albo elektronicznym). Jeśli pełnomocnictwo zostało udzielone tylko na piśmie, można je przedstawić zamawiającemu w formie sporządzonego przez notariusza elektronicznego poświadczenia zgodności kopii z przedstawionym dokumentem pełnomocnictwa (art. 97 § 1 Prawa o notariacie). Takie poświadczenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza (wyr. KIO z 25 marca 2019 r., KIO 412/19). Na podstawie art. 8 ust. 1 p.z.p. do oceny pełnomocnictw stosuje się też art. 65 § 1 k.c., wskazujący, w jaki sposób intepretować oświadczenia woli. KIO wskazuje, że w procesie takiej interpretacji należy dążyć do uznania czynności za ważną, tym bardziej że odmienne stanowisko może prowadzić do naruszenia zasady proporcjonalności z art. 16 pkt 1 nowego p.z.p. (wyr. KIO z 27 listopada 2019 r., KIO 2280/19, który opiera się na utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego).
Pełnomocnictwo elektroniczne w zamówieniach publicznych, o które ubiega się wspólnie kilku wykonawców
Pełnomocnictwa elektronicznego w zamówieniach publicznych dotyczy również art. 58 ust. 2 p.z.p. Zgodnie z tym przepisem, jeśli do przetargu staje wspólnie kilku przedsiębiorców, ustanowienie przez nich pełnomocnika jest obowiązkowe. Oblig ustanowienia pełnomocnika dotyczy przy tym wyłącznie postępowania o udzielenie zamówienia. Nie dotyczy to np.: zawarcia umowy.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że omawiany przepis stawia wymóg ustanowienia pełnomocnika. Nie ma natomiast przymusu, by wykonawcy działali przez tego pełnomocnika (wykonawcy mogą więc działać także samodzielnie).
Wykonawcy powinni załączyć dokument pełnomocnictwa w pierwszym piśmie, a więc wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do wzięcia udziału w postępowaniu. W razie braku tego dokumentu, zamawiający powinien wezwać do usunięcia tego braku (art. 128 § 1 p.z.p.). Brak odpowiedniej reakcji na wezwanie skutkuje odrzuceniem oferty lub wniosku o dopuszczenie do wzięcia udziału w postępowaniu.
Pełnomocnikiem kilku wykonawców może być osoba prawna, osoba fizyczna lub spółka osobowa. Często zostaje nim jeden z wykonawców, czasami udzielający dalszego pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 99 § 1 k.c., forma pełnomocnictwa musi spełniać takie same wymagania, jak te, które ustawa przewiduje dla oferty. Również, gdy mamy do czynienia z konsorcjum, wymogi te określa art. 63 p.z.p.
Forma elektroniczna i forma pisemna
Wspomniany już kilkakrotnie art. 63 p.z.p. expressis verbis wskazuje na trzy formy oferty, zależnie od wartości postępowania: formę elektroniczną, postać elektroniczną opatrzoną podpisem zaufanym oraz postać elektroniczną z podpisem osobistym. Trzeba też pamiętać o art. 65 ust. 1 p.z.p. określającym, w jakich sytuacjach zamawiający jest uprawniony do prowadzenia przetargu bez korzystania ze środków komunikacji elektronicznej. Jeśli zamawiający skorzysta ze swego prawa, oferty i pełnomocnictwa składa się w tradycyjnej formie pisemnej. Można zatem powiedzieć, że co do zasady forma pełnomocnictwa odpowiada formie oferty, jednak forma „mocniejsza” może zastępować „słabszą”. Oznacza to, że forma elektroniczna pełnomocnictwa może być zastosowana również, gdy ofertę złożono w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym. Jeśli oferta ma formę lub postać elektroniczną, nie jest możliwe dołączenie doń pełnomocnictwa w tradycyjnej formie pisemnej.
Jesteśmy ekspertami w dziedzinie prawa budowlanego. Nasza kancelaria prawnicza oferuje kompleksową obsługę prawno-doradczą dla klientów związanych z branżą budowlaną. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalną pomoc prawną i skorzystać z naszych usług.